Hoe je in minder tijd meer waardevol werk verricht
– twee simpele methodes

In het bekende boek van Cal Newport beschrijft de auteur Deep Work grofweg als volgt: “Met één relatief complexe taak bezig zijn, zonder afgeleid te worden in dat proces.” Hierdoor bereik je bijzondere dingen van hoge waarde, die iemand je niet zomaar nadoet. Essentieel dus als je een onderneming wilt starten of laten groeien.

Bij het schrijven van dit artikel moest ik denken aan een beroepskeuzeonderzoek die ik als tiener heb ondergaan. Vooraf was ik ervan overtuigd dat ik me niet een hele dag op het onderzoek kon concentreren. Op school kon ik m’n aandacht er maar zelden bijhouden. Er bleek echter niks mis te zijn met m’n concentratievermogen. Ik maakte er destijds gewoon geen gebruik van. In een geschikte omgeving en met voldoende motivatie (waaraan het vooral ontbrak op de middelbare school) kon ik uren of dagen geconcentreerd aan iets werken.

Laatst had ik weer het gevoel dat ik te weinig geconcentreerd aan het werk was. Maar nu wist ik wel beter: ik heb de afgelopen tijd niet de juiste situatie gecreëerd om langere tijd onafgebroken ergens aan te werken. En dat voorkomt groei. Hoogste tijd om de lessen uit het boek Deep Work van Cal Newport er weer eens bij te pakken.

Het tegenovergestelde bestaat overigens ook: Shallow Work kan gezien worden als werken aan een taak – die zo eenvoudig is – dat je deze prima kan uitvoeren terwijl je afgeleid wordt. Ze zijn niet heel waardevol en waarschijnlijk kan iedereen het zo nadoen.

Multitasken en bereikbaarheid

Dat klinkt simpel: dan werken we toch gewoon vooral volgens de Deep Work methode? Helaas is dat nog niet zo eenvoudig. Zelf ben ik er eerlijk gezegd ook niet zo goed in. En daarom heb ik een paar trucs gevonden om toch te profiteren van de kracht van Deep Work.

Terwijl ik de eerste regels van dit artikel schrijf heb ik twee schermen voor me en een telefoon naast me. De eerste Whatsapp en Slack berichten heb ik al bekeken (en beantwoord) terwijl Asana me een update geeft over wat m’n collega’s zojuist hebben afgerond. Er loopt ook nog iemand m’n kantoor binnen die iets onbelangrijks te melden heeft, maar wel een aantal gedachten in gang zet.

Inmiddels is m’n brein dus met van alles bezig, en het kost me moeite de draad van het artikel weer op te pakken. Na vier fucking zinnen geschreven te hebben. Het is duidelijk dat ik probeer te multitasken, terwijl we uit eigen ervaring en onderzoek leren dat we alleen kunnen singletasken. Een poging tot multitasken, wat in feite betekent dat je regelmatig van de ene naar de andere taak gaat, kost je telkens extra tijd en energie. Tijd die je niet besteed aan het werk zelf. Zonde!

Een superkracht in een wereld
vol afleiding

Het is al even geleden dat ik Deep Work las en de laatste maanden heb ik bijzonder weinig onafgebroken door kunnen werken.

En die momenten heb ik gemist. Je herkent het vast wel, zo’n moment waarop je alle besef van ruimte en tijd kwijt bent. Waarschijnlijk werkte je aan een project dat zo uitdagend was dat je interesse bleef houden. Tegelijkertijd sloot het goed aan op je skills zodat je voldoende vooruitgang boekte. Het gaf een gelukkig gevoel, met resultaat gegarandeerd. Vaak “flow” genoemd.

Waarom ervaren we die flow dan zo weinig? Shallow work is namelijk veel makkelijker. En de tig manieren waarop je continu bereikbaar bent helpen ook niet bepaald.

De skill van Deep Work wordt daarom ook wel eens de superkracht van de 21e eeuw genoemd. Een zeldzame, maar onmisbare kwaliteit. Het goede nieuws: net als veel andere skills is het aan te leren. En er zijn trucs om er direct van te profiteren.

Het belangrijkste is dat je een aantal afspraken met jezelf maakt, waar je niet zo goed onderuit kan. Onze wilskracht is tenslotte beperkt voorradig. Daarnaast moet je er voor zorgen dat het bij jou past. Er zijn mooie voorbeelden van schrijvers en wetenschappers die hun beste werk hebben geleverd terwijl ze maanden lang in isolatie hebben geleefd. Voor velen van ons is dat niet realistisch. In mijn bedrijf moet ik bijvoorbeeld toch echt enkele keren per dag m’n mail checken en mensen bellen wanneer het werk daarom vraagt.

Twee eenvoudige Deep Work methodes die écht werken

Er zijn twee manieren om van Deep Work te profiteren. Methodes die voor veel mensen met kenniswerk in dit socialmedia tijdperk goed werken:

1. Blokken van een paar uur per dag onafgebroken werken aan één taak.

Dit kun je dagelijks doen of enkele keren per week. Zonder afleiding, dus alle software en apps die je niet nodig hebt voor je kerntaak gaan uit. Het helpt om je telefoon buiten zicht te houden en/of op vliegtuigstand te zetten. Zet het in je agenda, en zorg ervoor dat je collega’s op de hoogte zijn.

Het grote voordeel van deze methode is dat je altijd wel een paar uur gemist kan worden. Daarna heb je alle tijd om te reageren op berichten die je ontvangen hebt. Tip: begin de dag hiermee, want op dat moment ben je het meest effectief.

Met deze methode kun je vrij eenvoudig direct beginnen. Zet het in je agenda, en bepaal vooraf waaraan je gaat werken. Gewoon doen, want hiermee zul je snel meer voldoening ervaren.

2. Meerdere dagen aan een project werken volgens de Deep Work methode.

Maar soms heb je wat meer tijd nodig. Omdat je achterloopt met werk, of omdat een bepaalde taak simpelweg meer tijd nodig heeft. Plan dan eens meerdere dagen Deep Work in.

Het is ongelooflijk hoe veel je gedaan krijgt in twee dagen tijd. Tenminste, wanneer je je concentreert op één taak of project.

Het mooie van deze methode vind ik dat je dit op een andere locatie kan doen. Dat zorgt niet alleen voor inspiratie en een ander perspectief, maar garandeert ook dat je flow door niets of niemand doorbroken wordt.

Waarom een Deep Work weekend op een andere locatie werkt

Sinds een aantal jaren sluit ik mezelf daarom zo nu en dan een weekend op in een hotel. Ik ben het Deep Work Weekends gaan noemen. In dat weekend kan ik aan van alles werken, als het maar iets toevoegt aan de groei van m’n bedrijf. De ene keer ligt de focus op cijfers, de andere keer op productontwikkeling of marketing. Typisch van die dingen die belangrijk zijn voor groei en overzicht, maar op de laatste plaats komen wanneer je druk bent. Waarom in het weekend? Omdat er dan geen nieuwe input vanuit klanten komt, en dat geeft mij rust. Misschien dat doordeweekse dagen in jouw situatie net zo goed werken.

Omdat ik tijdens een normale werkweek vooral naar een scherm zit te turen, probeer ik in zo’n weekend zo veel mogelijk met pen en papier te doen. Schetsen, terugblikken, rekenen en plannen maken. Waar ging het fout, en waar wil ik naar toe komend jaar? Het resultaat: overzicht, rust en een voldaan gevoel. En concrete acties voor de onderdelen waar ik na het weekend mee aan de slag ga.

De eerste keer deed ik dat na een veel te drukke periode. Ik wilde een aantal nieuwe plannen en ideeën uitwerken, maar kwam daar niet aan toe. Daarom besloot ik daar een volledig weekend aan te werken. Dat had ik al eens vanuit huis en kantoor geprobeerd, maar dat bleek minder effectief. Toch even sporten, boodschappen doen en één biertje (yeah, right) met vrienden op zaterdagavond.

Een Deep Work weekend werkt effectief omdat:

1. je vooraf kiest een geschikte plek, zonder afleiding
2. het een vaste start- en eindtijd heeft
3. je een (kleine) financiële investering doet
4. er commitment is door de hotel reservering

Maar waarom zou ik dit altijd alleen doen? Een afspraak met anderen zorgt natuurlijk voor een stok achter de deur. Ook helpt het als anderen om je heen aan het werk zijn. Dat motiveert, je kan elkaar helpen en is een stuk gezelliger tijdens de nodige breaks.

Wil je ook ervaren hoe een weekend vol focus en productiviteit jouw bedrijf of idee vooruit helpt? Meld je dan aan voor een Deep Work weekend die ik samen met andere ondernemers op 25 en 26 april organiseer.